Legislació de la UE en català
Traducció no oficial
LA COMISSIÓ EUROPEA,
Tenint en compte el Tractat de Funcionament de la Unió Europea, i en particular l'apartat 1 de l'article 249 del mateix,,
Atenent que:
(1) L'Estatut dels funcionaris de la Unió Europea i les condicions d'ocupació d'altres funcionaris de la Unió, establertes en el Reglament del Consell (CEE, Euratom, CECA) núm. 259/68 [E0001], requereixen que la Comissió respongui a determinades sol·licituds i queixes, que són dutes a terme principalment per la Unitat "Apel·lacions i seguiment de casos" de la Direcció General de Recursos Humans i Seguretat ("DG HR"), que estableix els fets rellevants i els avalua des d'un punt de vista jurídic per tal d'ajudar a l'Autoritat de Nomenament o l'Autoritat responsable de Contractes Concloents d'Ocupació ("l'Autoritat") a prendre una decisió.
(2) L'article 22c de l'Estatut exigeix a la Comissió, de conformitat amb els articles 24 i 90 de l'Estatut, que estableixi un procediment per a la tramitació de les queixes formulades pels funcionaris relatives a la forma en què són tractades després o com a conseqüència d'haver informat d'una greu irregularitat de conformitat amb els articles 22a i 22b de l'Estatut [E0002].
(3) L'article 24 de l'Estatut requereix que la Comissió ajudi els funcionaris en procediments contra persones que perpetren amenaces, insults o actes difamatoris o declaracions, o atacs a persones o béns als quals ell o un membre de la seva família està sotmès per raó del seu càrrec o deures.
(4) Els apartats 1 i 2 de l'article 90 de l'Estatut permeten a qualsevol persona a qui l'Estatut sol·liciti sol·licitar a l'Autoritat que prengui una decisió relacionada amb ell, o que presenti una reclamació contra una decisió que l'afecti negativament.
(5) 5) En el context d'aquestes activitats, la Comissió recull i tracta informació rellevant que inclou dades personals, en particular dades identificatives, de contacte i de comportament. Els serveis de la Comissió competents transmeten dades personals a altres serveis de la Comissió sobre la base d'una necessitat de coneixement.
(6) En determinades circumstàncies, els interessats podran sol·licitar la limitació del tractament de les seves dades, en aquest cas únicament les conservarem per a l'exercici o la defensa de reclamacions. En determinades circumstàncies i per motius relacionats amb la seva situació particular, els interessats podran oposar-se al tractament de les seves dades.
(7) 7) Mentre exerceix les seves funcions en virtut de l'Estatut dels funcionaris, la Comissió està obligada a respectar els drets de les persones físiques en relació amb el tractament de dades personals reconeguts per l'article 8, apartat 1, de la Carta dels Drets Fonamentals de la Unió Europea i per l'article 16, apartat 1, així com els drets previstos en el Reglament (UE) 2018/1725 del Parlament Europeu i del Consell [E0004], al mateix temps que la Comissió està obligada a complir amb estrictes normes de confidencialitat i secret professional.
(8) 8) En determinades circumstàncies, és necessari conciliar els drets de les persones interessades d'acord amb el Reglament (UE) 2018/1725 amb la necessitat de salvaguardar la prevenció, investigació, detecció i enjudiciament de les infraccions penals i garantir l'eficàcia de la resposta de la Comissió a les al·legacions d'assetjament i altres conductes o atacs inadequats, així com amb el ple respecte dels drets i llibertats fonamentals d'altres persones interessades, i a aquest efecte, els punts (b), (c), (g) i (h), del Reglament (UE) 2018/1725 proporcionen a la Comissió la possibilitat de restringir l'aplicació dels articles 14 a 17, 19, 20 i 35, així com el principi de transparència establert en el punt (a) de l'article 4(1), en la mesura en què les seves disposicions corresponen als drets i obligacions previstos en els articles 14 a 17, 19 i 20 d'aquest Reglament.
(9) Les persones interessades tenen dret a accedir a les seves dades personals, així com a sol·licitar la rectificació de les dades inexactes o, si escau, sol·licitar la seva supressió quan, entre altres motius, les dades ja no siguin necessàries per a les finalitats per a les quals van ser recollides. Les persones interessades tenen dret a accedir a les seves dades personals, així com a sol·licitar la rectificació de les dades inexactes o, si escau, sol·licitar la seva supressió quan, entre altres motius, les dades ja no siguin necessàries per a les finalitats per a les quals es van recollir.
(10) Així mateix, pot ser necessari restringir altres drets de la persona interessada quan l'exercici d'aquests drets reveli informació sobre el sol·licitant, el demandant o un testimoni que hagi sol·licitat no tenir la seva identitat. En aquest cas, la Comissió pot decidir restringir el dret d'accés a la declaració relativa a la persona interessada o als seus altres drets per tal de protegir els drets i llibertats del sol·licitant, el demandant o el testimoni pels motius exposats en el considerant 9. La Comissió pot decidir fer-ho de conformitat amb l'article 25(1), punt (h), del Reglament (UE) 2018/1725.
(11) La lluita contra l'assetjament i qualsevol altre comportament o atac inadequat constitueix un objectiu important de l'interès públic de la Unió, i la lluita contra l'assetjament i qualsevol altre comportament o atac inadequat constitueix un objectiu important de l'interès públic de la Unió, així com de l'obligació d'ajudar al personal de conformitat amb l'article 24 de l'Estatut, i de sol·licitar assistència en aquest context, que és d'interès públic de la Unió, i que pot ser particularment pertinent en els casos en què l'Autoritat consideri que no s'ha produït cap tipus d'assetjament en el sentit de l'Estatut, per tal de preservar el recurs dels membres del personal al procediment de l'article 24 de l'Estatut i evitar nous conflictes. En aquest sentit, la Comissió pot decidir restringir els drets de l'interessat de conformitat amb l'article 25, apartats c) i g) del Reglament (UE) 2018/1725.
(12) També pot ser necessari restringir els drets de la persona interessada per tal de salvaguardar la prevenció, investigació, detecció i enjudiciament dels delictes penals, que els sol·licitants, els denunciants o els testimonis informen a la Comissió en relació amb la persona interessada, per exemple, els sol·licitants, els denunciants i els testimonis poden denunciar comportaments inadequats i assetjament psicològic i sexual, i en aquests casos, la Comissió pot decidir restringir els drets de la persona interessada de conformitat amb l'apartat 1 de l'article 25, punt (b) del Reglament (UE) 2018/1725.
(13) Per tal d'assegurar que la confidencialitat, respectant les normes de protecció de les dades personals d'acord amb el Reglament (UE) 2018/1725, és necessari adoptar normes internes sota les quals la Comissió pugui restringir els drets de les persones interessades d'acord amb l'article 25(1), (c), (g) i (h) del Reglament (UE) 2018/1725.
(14) Les normes internes han d'aplicar-se a totes les operacions de tractament dutes a terme per la Comissió en l'acompliment de les seves tasques relatives a la tramitació de les sol·licituds i queixes conformement a l'Estatut del Personal.
(15) En compliment de l'article 14, 15 i 16 del Reglament (UE) 2018/1725, la Comissió ha d'informar a totes les persones físiques de les seves activitats de tractament de les seves dades personals i dels seus drets, de manera transparent i coherent, mitjançant un avís de protecció de dades publicat en el lloc web de la Comissió, i ha d'informar individualment, per mitjans adequats, als interessats implicats en una sol·licitud o reclamació, és a dir, als sol·licitants i denunciants, a les persones interessades i als testimonis.
(16) La Comissió ha de gestionar totes les restriccions de manera transparent i registrar cada aplicació de les restriccions en el sistema de registres corresponent.
(17) Pel que fa a les restriccions a l'aplicació de l'article 16 del Reglament (UE) 2018/1725, que estableix que quan no s'hagin obtingut dades personals de l'interessat, l'interessat ha de ser informat en el termini d'un mes com a més tard, la Comissió, en el termini d'un mes, hauria d'elaborar un registre que descrigui els motius de qualsevol restricció aplicada, que inclogui una avaluació cas per cas de la necessitat i proporcionalitat de la restricció.
(18) D'acord amb l'article 25, apartat 8, del Reglament (UE) 2018/1725, els responsables del tractament poden ajornar, ometre o denegar el subministrament d'informació relativa als principals motius per a l'aplicació d'una restricció a l'interessat en cas que aquesta informació cancel·li l'efecte de la restricció, especialment pel que fa a les restriccions a l'aplicació dels articles 16 i 35 d'aquest Reglament.
(19) La Comissió ha de revisar regularment les restriccions imposades per garantir que els drets de l'interessat a ser informat de conformitat amb els articles 16 i 35 del Reglament (UE) 2018/1725 només es restringeixin mentre siguin necessàries per les raons enumerades en el considerant 8.
(20) L'aplicació de restriccions ha de revisar-se en respondre a les sol·licituds presentades en virtut dels articles 22c i 24 i de l'apartat 1 de l'article 90 de l'Estatut del Personal i a les queixes presentades en virtut de l'article 22c i l'apartat 2 de l'article 90 de l'Estatut del Personal, o en tancar aquestes sol·licituds i queixes, qualsevol que sigui abans.
(21) Les persones interessades tenen dret a accedir a les seves dades personals, així com a sol·licitar la rectificació de les dades inexactes o, si escau, sol·licitar la seva supressió quan, entre d'altres motius, les dades ja no siguin necessàries per a les finalitats per a les quals van ser recollides. En aquest cas, les persones interessades tenen dret a accedir a les seves dades personals, així com a sol·licitar la rectificació de les dades inexactes o, si escau, sol·licitar la seva supressió quan, entre d'altres motius, les dades ja no siguin necessàries per a les finalitats per a les que es van recollir.
(22) El delegat de protecció de dades de la Comissió Europea ha de dur a terme una revisió independent de l'aplicació de restriccions, amb la finalitat de garantir el compliment d'aquesta Decisió.
(23) El Supervisor Europeu de Protecció de Dades ha estat consultat i emès el seu dictamen el 23 de setembre de 2021.
HA ADOPTAT AQUESTA DECISIÓ:
Aquesta Decisió estableix les normes a seguir per la Comissió per informar els interessats del tractament de les seves dades personals d'acord amb els articles 14, 15 i 16 del Reglament (UE) 2018/1725 quan es tractin les sol·licituds i queixes d'acord amb l'Estatut dels funcionaris.
També estableix les condicions en les quals la Comissió pot restringir l'aplicació dels articles 4, 14 a 17, 19, 20 i 35 del Reglament (UE) 2018/1725, de conformitat amb l'apartat 1 de l'article 25, els punts (b), (c), (g) i (h) d'aquest.
Aquesta Decisió s'aplica al tractament de dades personals per part de la Comissió a l'efecte de la tramitació de sol·licituds i queixes de conformitat amb els articles 22c i 24 i els apartats 1 i 2 de l'article 90 de l'Estatut.
Les categories de dades personals contemplades en aquesta Decisió inclouen dades identificatives, de contacte i de comportament, així com categories especials de dades personals, en el sentit de l'article 10, apartat 1, del Reglament (UE) 2018/1725.
La present Decisió estableix les normes a seguir per la Comissió per informar els interessats del tractament de les seves dades personals d'acord amb els articles 14, 15 i 16 del Reglament (UE) 2018/1725 quan es tractin les sol·licituds i queixes d'acord amb l'Estatut dels funcionaris.
La present Decisió s'aplica al tractament de dades personals per part de la Comissió amb la finalitat de gestionar les sol·licituds i reclamacions de conformitat amb els articles 22c i 24 i 90(1) i (2) de l'Estatut dels funcionaris.
Les categories de dades personals contemplades en aquesta Decisió inclouen dades identificatives, de contacte i de comportament, així com categories especials de dades personals, en el sentit de l'article 10, apartat 1, del Reglament (UE) 2018/1725.
Quan la Comissió exerceixi les seves funcions respecte als drets dels interessats en virtut del Reglament (UE) 2018/1725, considerarà si s'aplica alguna de les excepcions previstes en aquest Reglament.
Subjecte als articles 3 a 7, on l'exercici dels drets i obligacions previstos en els articles 14 a 17, 19, 20 i 35 del Reglament (UE) 2018/1725 en relació amb les dades personals tractades per la Comissió soscavaria els motius enumerats en l'article 25(1), punts (b), (c), (g) o (h) del Reglament (UE) 2018/1725; i(b) El principi de transparència establert en l'article 4(1), punt (a), del Reglament (UE) 2018/1725 en la mesura en què les seves disposicions corresponguin als drets i obligacions previstos en els articles 14 a 17, 19 i 20 d'aquest Reglament, amb la finalitat de salvaguardar la prevenció, la investigació, la detecció i la persecució dels delictes penals, que els sol·licitants, els denunciants o els testimonis informen als serveis competents de la Comissió, en relació amb la persona interessada per al·legacions d'assetjament o altres conductes o atacs inadequats.
Els paràgrafs 1 i 2 seran, sense perjudici de l'aplicació d'altres decisions de la Comissió que estableixin normes internes relatives al subministrament d'informació als interessats i la restricció de determinats drets en virtut de l'article 25 del Reglament (UE) 2018/1725.
Qualsevol restricció dels drets i obligacions a què fa referència l'apartat 2 serà necessària i proporcionada tenint en compte els riscos per als drets i llibertats dels interessats.
Abans d'aplicar les restriccions, la Comissió ha de dur a terme una avaluació "cas per cas" de la seva necessitat i proporcionalitat, limitant les restriccions a l'estrictament necessari per a aconseguir el seu objectiu.
En cas que la Comissió exerceixi les seves funcions respecte als drets de les persones interessades en virtut del Reglament (UE) 2018/1725, considerarà si s'aplica alguna de les excepcions previstes en aquest Reglament.
2. Subjecte als articles 3 a 7, on l'exercici dels drets i obligacions previstos en els articles 14 a 17, 19, 20 i 35 del Reglament (UE) 2018/1725 en relació amb les dades personals tractades per la Comissió soscavaria els motius enumerats en l'article 25(1), punts (b), (c), (g) o (h) del Reglament (UE) 2018/1725; i b) El principi de transparència establert en l'article 4(1), punt (a), del Reglament (UE) 2018/1725 en la mesura en què les seves disposicions corresponguin als drets i obligacions previstos en els articles 14 a 17, 19 i 20 d'aquest Reglament, amb la finalitat de salvaguardar la prevenció, la investigació, la detecció i la persecució dels delictes, que els sol·licitants, els denunciants o els testimonis informen als serveis competents de la Comissió, en relació amb la persona interessada per acusacions d'assetjament o altres conductes o atacs inadequats.
Els paràgrafs 1 i 2 s'aplicaran sense perjudici de l'aplicació d'altres decisions de la Comissió que estableixin normes internes relatives al subministrament d'informació als interessats i la restricció de determinats drets en virtut de l'article 25 del Reglament (UE) 2018/1725.
Qualsevol restricció dels drets i obligacions a què fa referència l'apartat 2 serà necessària i proporcionada tenint en compte els riscos per als drets i llibertats dels interessats.
5. Abans d'aplicar les restriccions, la Comissió ha de dur a terme una avaluació "cas per cas" de la seva necessitat i proporcionalitat, limitant les restriccions a l'estrictament necessari per a aconseguir el seu objectiu.
La Comissió publicarà en el seu lloc web un avís de protecció de dades que informa a tots els interessats de les seves activitats que impliquen el tractament de les seves dades personals amb la finalitat de gestionar les sol·licituds i queixes de conformitat amb l'Estatut del personal.
La Comissió informarà individualment, per mitjans apropiats, als sol·licitants i als demandants, a les persones afectades, així com als testimonis sol·licitats per proporcionar informació en relació amb aquestes sol·licituds o queixes, sobre el tractament de les seves dades personals.
Quan la Comissió restringeixi de conformitat amb l'article 2, totalment o parcialment, el subministrament d'informació a la qual es refereix l'apartat 2 a les persones afectades, les dades personals de les quals es tracten amb la finalitat de gestionar les sol·licituds i reclamacions conformement a l'Estatut del Personal, registrarà i registrarà els motius de la restricció de conformitat amb l'article 6.
La Comissió publicarà en el seu lloc web un avís de protecció de dades que informa a tots els interessats de les seves activitats que impliquen el tractament de les seves dades personals amb la finalitat de gestionar les sol·licituds i queixes de conformitat amb l'Estatut del personal.
La Comissió informarà individualment, per mitjans apropiats, als sol·licitants i als demandants, a les persones afectades, així com als testimonis sol·licitats per proporcionar informació en relació amb aquestes sol·licituds o queixes, sobre el tractament de les seves dades personals.
Quan la Comissió restringeixi de conformitat amb l'article 2, totalment o parcialment, el subministrament d'informació a la qual es refereix l'apartat 2 a les persones afectades, les dades personals de les quals es tracten amb la finalitat de gestionar les sol·licituds i reclamacions conformement a l'Estatut del Personal, registrarà i registrarà els motius de la restricció de conformitat amb l'article 6.
Quan la Comissió restringeixi, totalment o parcialment, el dret d'accés a les dades personals per part dels interessats, el dret de supressió, o el dret a la limitació del tractament segons el que es disposa en els articles 17, 19 i 20, respectivament, del Reglament (UE) 2018/1725, informarà l'interessat, en la seva resposta a la sol·licitud d'accés, supressió o limitació del tractament:(a) de la restricció aplicada i dels motius principals del mateix;(b) de la possibilitat de presentar una reclamació davant el Supervisor Europeu de Protecció de Dades o de sol·licitar un recurs judicial davant el Tribunal de Justícia de la Unió Europea.
El subministrament d'informació sobre els motius de la restricció a què fa referència l'apartat 1 pot ser ajornat, omès o denegat mentre cancel·li l'efecte de la restricció.
La Comissió farà constar les raons de la restricció de conformitat amb l'article 6.
Quan el dret d'accés estigui totalment o parcialment restringit, l'interessat podrà exercir el seu dret d'accés a través de l'intermediari del Supervisor Europeu de Protecció de Dades, de conformitat amb l'apartat 6 de l'article 25, (7) i (8) del Reglament (UE) 2018/1725.
Quan la Comissió restringeixi, totalment o parcialment, el dret d'accés a les dades personals per part dels interessats, el dret de supressió, o el dret a la limitació del tractament segons el que es disposa en els articles 17, 19 i 20, respectivament, del Reglament (UE) 2018/1725, informarà l'interessat, en la seva resposta a la sol·licitud d'accés, supressió o limitació del tractament:(a) de la restricció aplicada i dels motius principals del mateix;(b) de la possibilitat de presentar una reclamació davant el Supervisor Europeu de Protecció de Dades o de sol·licitar un recurs judicial davant el Tribunal de Justícia de la Unió Europea.
2. El subministrament d'informació sobre els motius de la restricció a què fa referència l'apartat 1 pot ser ajornat, omès o denegat mentre cancel·li l'efecte de la restricció.
3. La Comissió farà constar les raons de la restricció de conformitat amb l'article 6.
Quan el dret d'accés estigui totalment o parcialment restringit, l'interessat podrà exercir el seu dret d'accés a través de l'intermediari del Supervisor Europeu de Protecció de Dades, de conformitat amb l'apartat 6 de l'article 25, (7) i (8) del Reglament (UE) 2018/1725.
Quan la Comissió restringeixi la comunicació d'una violació de les dades personals a l'interessat, tal com es fa referència a l'article 35 del Reglament (UE) 2018/1725, registrarà i registrarà els motius de la restricció d'acord amb l'article 6. La Comissió comunicarà el registre al Supervisor Europeu de Protecció de Dades en el moment de la notificació de la violació de les dades personals.
La Comissió farà constar els motius de qualsevol restricció aplicada en virtut d'aquesta Decisió, inclosa una avaluació de la necessitat i proporcionalitat de la restricció, tenint en compte els elements pertinents establerts en l'apartat 2 de l'article 25 del Reglament (UE) 2018/1725.
En el registre s'indicarà com l'exercici del dret per part de la persona interessada soscavaria un o més dels motius aplicables enumerats en l'apartat b), (c), (g) i (h) del Reglament (UE) 2018/1725.
El registre i, si escau, els documents que continguin elements fàctics i jurídics subjacents es registraran i es posaran a la disposició del Supervisor Europeu de Protecció de Dades, prèvia sol·licitud.
La Comissió farà constar els motius de qualsevol restricció aplicada en virtut d'aquesta Decisió, inclosa una avaluació de la necessitat i proporcionalitat de la restricció, tenint en compte els elements pertinents establerts en l'apartat 2 de l'article 25 del Reglament (UE) 2018/1725.
En el registre s'indicarà com l'exercici del dret per part de la persona interessada soscavaria un o més dels motius aplicables enumerats en l'apartat 1 de l'article 25, punts (b), (c), (g) i (h) del Reglament (UE) 2018/1725.
El registre i, si escau, els documents que continguin elements fàctics i jurídics subjacents, es posaran a la disposició del Supervisor Europeu de Protecció de Dades, prèvia sol·licitud.
Les restriccions a què es refereixen els articles 3, 4 i 5 continuaran vigents mentre es mantinguin vigents els motius que les justifiquen.
Quan ja no s'apliquin les raons d'una restricció a la qual es fa referència en l'article 3, 4 o 5, la Comissió aixecarà la restricció.
Així mateix, facilitarà les principals raons per aplicar aquesta restricció a l'interessat i l'informarà de la possibilitat de presentar una reclamació davant el Supervisor Europeu de Protecció de Dades en qualsevol moment o de sol·licitar un recurs judicial davant el Tribunal de Justícia de la Unió Europea.
La Comissió revisarà l'aplicació de les restriccions a què es refereix l'article 3, 4 i 5 quan respongui a les sol·licituds presentades d'acord amb els articles 22c i 24 i l'article 90(1) de l'Estatut del Personal, i a les queixes, presentades d'acord amb l'article 22c i l'article 90(2) de l'Estatut del Personal, o, quan es tanquin aquestes sol·licituds o queixes, sigui com sigui l'anterior, la Comissió supervisarà la necessitat de mantenir qualsevol restricció de manera anual, tenint en compte els elements pertinents establerts en l'article 25(2) del Reglament (UE) 2018/1725.
Les restriccions a què es refereix l'article 3, 4 i 5 continuaran vigents mentre es mantinguin vigents els motius que les justifiquen.
Quan ja no s'apliquin les raons d'una restricció a la qual es fa referència en l'article 3, 4 o 5, la Comissió aixecarà la restricció.
Així mateix, facilitarà les principals raons per aplicar aquesta restricció a l'interessat i l'informarà de la possibilitat de presentar una reclamació davant el Supervisor Europeu de Protecció de Dades en qualsevol moment o de sol·licitar un recurs judicial davant el Tribunal de Justícia de la Unió Europea.
4. La Comissió revisarà l'aplicació de les restriccions a què es refereix l'article 3, 4 i 5 quan respongui a les sol·licituds presentades en virtut dels articles 22c i 24 i de l'article 90(1) de l'Estatut del Personal, així com a les queixes, presentades en virtut de l'article 22c i de l'article 90(2) de l'Estatut del Personal, o, quan es tanquin aquestes sol·licituds o queixes, sigui com sigui l'anterior, la Comissió supervisarà la necessitat de mantenir qualsevol restricció de manera anual. La revisió inclourà una avaluació de la necessitat i proporcionalitat de la restricció, tenint en compte els elements pertinents establerts en l'article 25(2) del Reglament (UE) 2018/1725.
La Comissió, respectivament, la Unitat d'Apel·lacions i Seguiment de Casos de la Direcció General de Recursos Humans ha d'aplicar salvaguardes per evitar l'abús i l'accés il·lícit o la transferència de dades personals respecte de les quals s'apliquen o es poden aplicar restriccions, que inclouen mesures tècniques i organitzatives com: (a) una definició clara de funcions, responsabilitats, drets d'accés i passos processals; (b) un entorn electrònic segur per evitar l'accés il·legal o accidental a o la transferència de dades electròniques a persones no autoritzades; (c) un emmagatzematge i tractament segur de documents en paper limitats al que és estrictament necessari per aconseguir la finalitat del tractament; (d) un seguiment adequat de les restriccions i una revisió periòdica de la seva aplicació.
S'aixecaran les restriccions quan ja no s'apliquin les circumstàncies que les justifiquen.
Les dades personals es conservaran d'acord amb les normes de conservació de la Comissió aplicables, a definir en els registres conservats en virtut de l'article 31 del Reglament (UE) 2018/1725, i al final del termini de conservació se suprimiran, anonimitzaran o transferiran als arxius de conformitat amb l'article 13 del Reglament (UE) 2018/1725.
La Comissió, respectivament, la Unitat d'Apel·lacions i Seguiment de Casos de la Direcció General de Recursos Humans ha d'aplicar salvaguardes per evitar l'abús i l'accés il·legal o la transferència de dades personals respecte de les quals s'apliquen o es poden aplicar restriccions, que inclouen mesures tècniques i organitzatives com: (a) una definició clara de funcions, responsabilitats, drets d'accés i passos processals; (b) un entorn electrònic segur per evitar l'accés il·legal o accidental a o la transferència de dades electròniques a persones no autoritzades; (c) un emmagatzematge i tractament segur de documents en paper limitats al que és estrictament necessari per aconseguir la finalitat del tractament; (d) un seguiment adequat de les restriccions i una revisió periòdica de la seva aplicació.
2. S'aixecaran les restriccions quan ja no s'apliquin les circumstàncies que les justifiquen.
Les dades personals proporcionades es conservaran durant el temps necessari per complir amb la finalitat per a la qual es recullen i per determinar les possibles responsabilitats que es poguessin derivar d'aquesta finalitat i per determinar les possibles responsabilitats que es poguessin derivar d'aquesta finalitat i del tractament de les dades.
El delegat de protecció de dades de la Comissió serà informat, sense dilació indeguda, sempre que es restringeixin els drets dels interessats d'acord amb aquesta Decisió i, prèvia sol·licitud, es facilitarà al delegat de protecció de dades l'accés al registre i als documents que continguin elements fàctics i jurídics subjacents.
El delegat de protecció de dades podrà sol·licitar la revisió de la restricció, informant per escrit al delegat de protecció de dades del resultat de la revisió sol·licitada.
La Comissió documentarà la participació del delegat de protecció de dades en cada cas en què es restringeixin els drets i obligacions contemplats en l'apartat 2 de l'article 2.
El delegat de protecció de dades de la Comissió serà informat, sense dilació indeguda, sempre que es restringeixin els drets de les persones interessades d'acord amb aquesta Decisió i, prèvia sol·licitud, es facilitarà al delegat de protecció de dades l'accés al registre i als documents que continguin elements fàctics i jurídics subjacents.
El delegat de protecció de dades pot sol·licitar la revisió de la restricció, informant-lo per escrit del resultat de la revisió sol·licitada.
La Comissió documentarà la participació del delegat de protecció de dades en cada cas en què es restringeixin els drets i obligacions contemplats en l'apartat 2 de l'article 2.
Aquesta Decisió entrarà en vigor el vintè dia després de la seva publicació en el Diari Oficial de la Unió Europea.